Welche Vorteile bringt die Elektronische Rapportierung?
Seit einigen Jahren hat die zunehmende Verbreitung mobiler Endgeräte dafür gesorgt, dass auch solche Firmen sich mit der elektronischen Rapportierung beschäftigen, für die sie früher uninteressant war. Sinkende Kosten für Endgeräte und ausgereifte Software-Lösungen machen die papierlose Variante jedoch immer attraktiver.
Zuverlässige Erfassung von Daten hat Priorität
Egal, ob es sich um betriebliche Vorgänge der Lagerhaltung handelt oder um Datenerfassung im Außendienst – wichtig ist, dass die elektronische Rapportierung zuverlässig funktioniert. Es dürfen keine Daten verloren gehen und eine zeitnahe Auswertung sollte ebenfalls gewährleistet sein. Insbesondere die Nutzung entsprechender Apps auf Smartphones und Tablets macht die mobile Datenerfassung heute so einfach wie nie zuvor. Gleichzeitig sollte das Vorgehen für den Mitarbeiter eine Zeitersparnis darstellen und die bürokratischen Vorgänge nach Möglichkeit deutlich erleichtern.
Von der Reisekostenabrechnung bis zur umfassenden Projektbetreuung
Die Einsatzgebiete der elektronischen Rapportierung sind beinahe grenzenlos. Überall dort, wo es (insbesondere auf mobile) Datenerfassung ankommt, kann sie eingesetzt werden. Angefangen bei elektronischen Klemmbrettern für Paketdienste, die eine Verfolgung der Sendungen über Online-Systeme ermöglichen; über die klassische Reisekostenabrechnung und Führung von Fahrtenbüchern bis hin zur Abwicklung komplexer Projekte – mit der Rapportierung auf elektronischem Wege eröffnen sich neue Möglichkeiten. Je nach Einsatzzweck und Endgerät wird neben der zeitnahen Übertragung der Daten bei Vorhandensein von WLAN oder Mobilfunknetzen vor allem das Papieraufkommen reduziert. Für die auswertenden Abteilungen (beispielsweise bei der Reiskostenabrechnung) ist dies von großem Vorteil. Durch die Übertragung der Daten, die bei Bedarf oft sogar in Echtzeit erfolgt, muss niemand mehr fehlenden Belegen hinterherlaufen. Stehen die Datenbestände in einer Cloud zur Verfügung, ist auch der Austausch mit anderen Abteilungen ohne weitere Verzögerung möglich.
Langfristige Kostenersparnis
Ob es durch die Anwendung elektronischer Rapportierung auch zu einer Einsparung im Kostenbereich kommt, hängt immer von den jeweiligen Relationen ab. Bis sich beispielsweise die Anschaffung eines Endgeräts inklusive passender Software für einen Kleinunternehmer rechnet, kann es durchaus eine Weile dauern. Hier liegt die Ersparnis primär im Zeitaufwand. Für größere Unternehmen fallen dann aber auch bereits Ausgaben für Vordrucke, Belege und deren Verwaltung ins Gewicht, welche die Investitionen in Endgeräte und Software relativieren. Die höhere Effizienz steht aber auch hier im Vordergrund aller Überlegungen. Allerdings muss nicht in jedem Fall alles neu angeschafft werden. Häufig sind bereits (Firmen-)Smartphones vorhanden, die ohne Weiteres für die Rapportierung genutzt werden können. Zudem kann durch den elektronischen Datentransfer oft eine Reduzierung von Telefonkosten erreicht werden, weil weniger Rückfragen notwendig sind oder diese im Bedarfsfall über Textnachrichten realisiert werden können.
Was bringt die Zukunft?
Gerade auf dem Feld elektronischer Geräte schreitet der Fortschritt weiter voran. Was heute noch mit Smartphone und Tablet erledigt wird, kann bald schon mit Datenbrillen durchgeführt werden. So ist es beispielsweise denkbar, dass eine Inventur künftig nur noch mit einem Blick ins Regal und dem sofortigen Einscannen der Barcodes erfolgt. Es kann also mit einiger Sicherheit davon ausgegangen werden, dass die elektronische und mobile Rapportierung erst am Anfang steht und das gesamte Potenzial dieser Technologie noch nicht ansatzweise ausgeschöpft ist. So wird sie sicherlich auch dort Einzug halten, wo der Einsatz elektronischer Hilfsmittel im Alltag derzeit noch die Ausnahme ist.